Polityka prywatności
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Sole Investment spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Jaśkowa Dolina 6/3, 80-252 Gdańsk, KRS 0000870074, NIP 9571128471, REGON 387542050 („Administrator”, „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@aikokpit.pl. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony.
2. Zakres polityki i nasza rola
Polityka dotyczy osób odwiedzających nasze strony, osób kontaktujących się z nami oraz Użytkowników kont w Księgowym Kokpicie (pracowników i współpracowników naszych klientów).
Dane osobowe zawarte w materiałach, które klient wprowadza do Kokpitu (np. dane kontrahentów, pracowników czy właścicieli firm obsługiwanych przez biuro rachunkowe), przetwarzamy jako podmiot przetwarzający lub podprocesor, na polecenie klienta i na podstawie umowy powierzenia. Administratorem tych danych jest klient albo jego klient. To on informuje osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu i odpowiada na ich żądania. Jeśli taka osoba zwróci się do nas, przekażemy żądanie właściwemu administratorowi.
3. Cele, podstawy prawne i zakres danych
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Założenie konta, świadczenie Usługi i obsługa Użytkowników | e-mail, rola i stanowisko w koncie, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót), nazwa i dane klienta; przy samodzielnej rejestracji także NIP i dane firmy z rejestru REGON | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z klientem będącym osobą fizyczną) albo lit. f (prawnie uzasadniony interes: wykonanie umowy z klientem, który wskazał Użytkownika) |
| Rozliczenia, faktury, księgowość | dane rozliczeniowe i identyfikacyjne klienta | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki prawne) |
| Bezpieczeństwo, logi, wykrywanie nadużyć | identyfikator i czas aktywności sesji, informacja o przeglądarce, a w logach serwera także adres IP | art. 6 ust. 1 lit. f (bezpieczeństwo i ciągłość Usługi) |
| Pomiar zużycia, limity i rozliczanie funkcji AI | identyfikator konta, firmy i Użytkownika, czas zapytania, użyty model, liczba tokenów, koszt i wynik zapytania — bez treści rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. b lub f |
| Wsparcie techniczne i odpowiedzi na zapytania (e-mail, formularz) | imię (jeśli je podasz), e-mail, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f (obsługa korespondencji) |
| Rozwój i poprawa Kokpitu (analiza zagregowanych statystyk użycia) | dane o korzystaniu z Kokpitu w formie zagregowanej | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane niezbędne do celów dowodowych | art. 6 ust. 1 lit. f |
4. Źródła danych i dobrowolność podania
Dane otrzymujemy:
- od Ciebie — przy rejestracji, w korespondencji i w formularzach,
- od klienta, który utworzył Twoje konto w Kokpicie — e-mail, rola i stanowisko,
- z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny — przy samodzielnej rejestracji konta i dodawaniu firmy pobieramy na podstawie NIP-u nazwę, numer REGON, adres, rodzaj podmiotu i kody PKD,
- automatycznie podczas korzystania z serwisu — dane sesji, pliki cookies i logi serwera (pkt 10).
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta, zawarcia umowy lub odpowiedzi na zapytanie. Nie korzystamy z plików cookies analitycznych ani reklamowych.
5. Okresy przechowywania
| Dane | Okres |
|---|---|
| Dane konta i Użytkowników | czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Dokumenty księgowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Sesja logowania | do wylogowania, po 30 minutach bez aktywności, najwyżej 8 godzin; zapis techniczny sesji i linku do zmiany hasła usuwamy najpóźniej 30 dni po ich wygaśnięciu |
| Historia rozmowy z asystentem AI | do wylogowania z Kokpitu |
| Dane o zużyciu funkcji AI | czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Logi serwera | krótki okres wynikający z planu dostawcy hostingu, nie dłuższy niż 30 dni |
| Korespondencja i zapytania | czas obsługi sprawy, następnie do upływu terminów przedawnienia |
| Pliki cookies i pamięć przeglądarki | okresy podane w pkt 10 |
| Dane powierzone przez klientów | zgodnie z umową powierzenia i poleceniami klienta, po zakończeniu usługi usuwane lub zwracane |
6. Odbiorcy danych i podprocesorzy
Dane przekazujemy tylko tym podmiotom, które są potrzebne do realizacji wskazanych celów, na podstawie umów powierzenia lub w oparciu o przepisy:
- Vercel — hosting aplikacji, serwery we Frankfurcie (Niemcy),
- Neon — baza danych PostgreSQL, serwery we Frankfurcie (Niemcy),
- Cloudflare — przechowywanie plików wgranych do Kokpitu (usługa R2),
- Resend — wysyłka wiadomości e-mail z Kokpitu,
- Anthropic i OpenAI — modele AI używane przez asystenta (pkt 8),
- biuro rachunkowe, doradcy prawni i podatkowi,
- organy publiczne, jeśli obowiązek wynika z przepisów.
Powyższa lista jest aktualną listą podprocesorów Kokpitu. O jej zmianach informujemy zgodnie z pkt 13.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Vercel, Neon, Cloudflare, Resend, Anthropic i OpenAI mają siedzibę w USA, więc dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazujemy je wyłącznie na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeśli są potrzebne. Z każdym z tych dostawców przekazanie opiera się na standardowych klauzulach umownych zawartych w umowie powierzenia, a w przypadku dostawców certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework — także na tej decyzji. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres z pkt 1.
8. Funkcje AI i zautomatyzowane decyzje
Kokpit korzysta z modeli sztucznej inteligencji do analizy materiałów księgowych na polecenie Użytkownika (np. audyt, czat z danymi firmy). Wyniki mają charakter pomocniczy, a decyzje podejmuje i weryfikuje człowiek.
Zanim tekst trafi do modelu, Kokpit zastępuje identyfikatorami nazwy i NIP-y kontrahentów znane z danych firmy, a także numery PESEL, NIP, rachunków bankowych, adresy e-mail i numery telefonów rozpoznane w tekście. Model widzi identyfikatory, a prawdziwe wartości widzi tylko Użytkownik. Dane, których Kokpit nie rozpozna — np. imiona i nazwiska osób spoza danych firmy w treści dokumentu — trafiają do modelu bez zmian. Historia rozmowy jest przechowywana w Kokpicie z identyfikatorami zamiast tych danych.
Wobec Ciebie nie podejmujemy decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w drodze profilowania, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Dane z Kokpitu nie są wykorzystywane do trenowania modeli — zgodnie z warunkami komercyjnymi API Anthropic i OpenAI dane przesyłane przez API nie służą do trenowania ich modeli.
Dostawcy modeli AI przetwarzają treść zapytań i odpowiedzi w celu ich obsługi i mogą ją przechowywać przez okres do 30 dni w celu wykrywania nadużyć, a dłużej tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo albo treść naruszy zasady korzystania z usługi. Zasady przetwarzania przez dostawców opisują ich dokumenty dostępne na stronach internetowych dostawców. Korzystanie z funkcji AI zależy od decyzji Użytkownika.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aby skorzystać z praw, napisz na adres z pkt 1. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Jeśli Twoje dane przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, przekażemy żądanie administratorowi (zob. pkt 2).
10. Pliki cookies i diagnostyka sesji
Na stronie i w aplikacji zapisujemy w Twojej przeglądarce wyłącznie własne pliki cookies i wpisy niezbędne do działania Kokpitu albo zapamiętujące ustawienia, które sam wybierasz. Nie korzystamy z plików cookies analitycznych, reklamowych ani pochodzących od innych podmiotów.
| Nazwa | Do czego służy | Jak długo |
|---|---|---|
kk_session (cookie) | utrzymanie zalogowania | do wylogowania, najwyżej 8 godzin |
NEXT_LOCALE (cookie) | wybrany język | 1 rok |
sidebar_state (cookie) | zwinięcie paska bocznego | 7 dni |
kk_chat_dock (cookie) | otwarcie i szerokość panelu czatu | 7 dni |
kk_transakcje_kolumny (cookie) | kolumny ukryte w tabeli transakcji | 7 dni |
kk_faktury_kolumny (cookie) | kolumny ukryte w tabeli faktur | 7 dni |
kk_notatki_uklad (cookie) | układ notatek o firmie | 1 rok |
theme (pamięć przeglądarki) | motyw jasny albo ciemny | do usunięcia w przeglądarce |
kk_ai_pool_banner_dismissed (pamięć karty przeglądarki) | zamknięty komunikat o puli AI | do zamknięcia karty |
Strona główna zapisuje tylko język i motyw, i to dopiero wtedy, gdy je zmienisz.
W Kokpicie zapisujemy czas ostatniej aktywności sesji i informację o przeglądarce, a przy każdym użyciu asystenta AI — dane o zużyciu opisane w pkt 3. Nie rejestrujemy działań w interfejsie, haseł w postaci jawnej ani treści pól uwierzytelniających.
Logi serwera prowadzi dostawca hostingu: każde zapytanie do serwera zapisuje m.in. adres IP, datę i czas, adres strony oraz informacje o przeglądarce i systemie. Wykorzystujemy je do administrowania Serwisem i zapewnienia bezpieczeństwa, a dostęp mają tylko upoważnione osoby.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji (HTTPS),
- kontrolę dostępu opartą na rolach,
- oddzielenie danych poszczególnych klientów na poziomie bazy danych (Row-Level Security),
- przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu (bcrypt), a tokenów sesji i linków z wiadomości e-mail — wyłącznie jako skrótów,
- zastępowanie danych identyfikujących przed wysłaniem tekstu do modelu AI (pkt 8),
- kopie zapasowe bazy danych u dostawcy bazy danych, pozwalające odtworzyć jej stan z ostatnich godzin,
- dostęp do danych tylko dla osób upoważnionych, zobowiązanych do zachowania poufności.
Kokpit nie przechowuje haseł ani kluczy dostępu do programów księgowych firm. O naruszeniu powodującym wysokie ryzyko dla Twoich praw i wolności poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki.
12. Wiadomości e-mail
Nie prowadzimy newslettera ani marketingu drogą elektroniczną. Jeśli to się zmieni, wiadomości marketingowe wyślemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej odrębnej zgody. Samo skontaktowanie się z nami, np. przez formularz lub e-mail, nie jest zgodą marketingową — takie dane wykorzystamy do odpowiedzi na Twoje zapytanie.
Wysyłamy wiadomości związane z usługą: zaproszenia do konta, potwierdzenie rejestracji, linki do ustawienia nowego hasła i potwierdzenie jego zmiany oraz powiadomienia o wykorzystaniu puli AI. Są częścią usługi i nie wymagają zgody marketingowej.
13. Zmiany polityki
Możemy zmieniać Politykę, np. z powodu zmian przepisów lub funkcji Kokpitu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników e-mailem lub w aplikacji.
Wersja z dnia 10 listopada 2026 r.